pdfとは

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pdfとは、「Portable Document Format」の略称で、フォトショップやイラストレーターなどのソフトで画像編集ソフトで有名なAdobe社が開発した文書のフォーマット形式です。

このフォーマットのいいところは、図などを付加してもどんなPCでも全く同じレイアウトで表示ができて、印刷ができるところ。
データの圧縮もできるので、メールに添付しても負担が少なくて済みます。改ざんを防ぐ電子署名機能も付いているので会社などの書類にも最適。社内の通達文書をpdf方式で作成する企業も多いんですよ。

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pdfを開く

pdfファイルを開くのには、当然ながら閲覧用のソフトが必要になります。
Adobe社では、ホームページでフリーソフト「Acrobat Reader(現行バージョン9.0、Vista対応)」が無料で配布されているので、ただpdfファイルを開くだけ、閲覧するだけならばこのフリーソフトをダウンロードすればOKです。

ただし、作成したpdfファイルを他のファイル形式に変更して編集を行いたい、という場合は、フリーソフトでは対応ができません。その場合は、フリーソフトではなくAdobeのAcrobatを購入してくださいね。

作成したものを変換

作成したExcelの文章をpdfに変換して送りたい!という場合は、フリーソフトの「瞬簡pdfクセロZERO」が便利です。
実際私も仕事の見積もりを送るときにこの製品で、ファイルへ変換・圧縮して先方に送っていたのですが、このフリーソフトを使用していました。
このフリーソフトのいいところは当然無料なのもありますがOffice関連のファイルは完璧にpdf化できることと(最新版では2007も対応!)、セキュリティの設定ができること。
見積もりの金額をいじられると困ってしまうので、この機能は本当に助かりました。ファイル作成時に毎回Webページが表示されるのが唯一の難点ですが(フリーソフト版のみで、有料版は表示はありません)、Officeを仕事のメインで使っている方には特にお勧めのフリーソフトです。

スキャナから文章を変換

スキャナの文章を取り込んでpdfファイルに変換するフリーソフトもあります。紙書類はシュレッダーにかけてきれいにしたいけど、データは残しておきたい場合には利用すると便利です。
スキャナ使用のフリーソフトで一番使い勝手がいいのが「Scan2PDF」。きれいじゃなくていいからとにかく一つのファイルに文書をまとめておきたい、という方には最適なフリーソフトです。
とにかくきれいな状態で書類をpdf化したい場合は、高画質でスキャニングのできるソフトが1,980円くらいから販売されているので、フリーソフトよりもそちらを利用したほうがいいかもしれませんね。

pdfの圧縮

pdfファイルに圧縮をかけても大容量になってしまうファイルってありますよね。自分のPCで見るなら問題はありませんが、メールで先方に送る…となると、かなり厳しいものがありますよね(ダウンロードするにも時間はかかりますし)。
そういった場合は、Lhazなどの圧縮・解凍のフリーソフトを使用してギュッとファイルを圧縮してしまいましょう。もしメールで人に送る場合は、exeファイル圧縮などを利用して余計なソフトのダウンロード・インストールが必要ないようにしてあげるのも大切です(会社によってはセキュリティの問題でexeファイルは受信されないこともありますので、それは先方とご相談を)。